Mit Hilfe dieses Bereichs von konsoleH können Sie Ihre E-Mail-Accounts verwalten. Sie können neue Accounts und Weiterleitungen erstellen, ändern und löschen.
Einen E-Mail-Account anlegen
So legen Sie eine neue Mailbox an:
- Klicken Sie auf die Schalftfläche "Neue Mailbox".
- Sie sehen nun eine Reihe von Eingabefeldern. Hier sollten Sie zunächst die E-Mail-Adresse angeben, die Sie erzeugen möchten. Um dies zu tun, tragen Sie nur den Teil vor dem @ Zeichen ein. Die gesamte E-Mail-Adresse (account-name@ihre-domain.de) dient auch als Benutzername, um die Mailbox über konsoleH-Webmail oder ein anderes E-Mail-Programm aufzurufen.
- Die nächsten beiden Felder dienen zur Eingabe des Passwortes. Geben Sie in beiden Feldern Ihr zukünftiges Mailbox-Passwort ein.
- Danach können Sie einen optionalen Kommentar zur Mailbox eintragen. Es ist vor allem hilfreich, falls Sie viele Mailboxen haben, um weiterführende Informationen des Accounts anzuzeigen, wie zum Beispiel Namen des Inhabers oder die Abteilungsnamen.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie einfach auf "Speichern". Der Account ist nun mit den gewünschten Daten eingerichtet.
Einen E-Mail-Account bearbeiten
Sobald Sie einen E-Mail-Account eingerichtet haben, sind automatisch neue Optionen zur Konfiguration für Sie verfügbar. Um eine bestehende Mailbox zu bearbeiten, klicken Sie bitte zunächst in der Mailboxübersicht entweder auf den Namen der Mailbox oder auf das "Stiftsymbol" hinter der Mailbox.
Im ersten Teil "Mailboxeinstellungen" der Mailbox-Sektion können Sie die bereits bekannten Grundeinstellungen, wie z.B. das Passwort, überschreiben. Dies ist vor allem dann praktisch wenn Sie das Passwort zu Ihrer Mailbox vergessen haben.
Die Sektion für "Kopien" erlaubt das hinzufügen und entfernen von weiteren Adressen an welche eingehende E-Mails weitergeleitet werden. D.h. die originale E-Mail wird in Ihrem Posteingang abgelegt und weitere Kopien an die dort hinterlegten Adressen versandt. Tragen Sie hierzu einfach eine existierende E-Mailadresse in das Feld "Kopie an" ein und klicken Sie auf "Hinzufügen". Die Adresse erscheint nun in der Liste der zusätzlichen Empfänger. Mit einem Klick auf eine eingetragene Adresse können Sie diese entweder bearbeiten oder komplett entfernen (löschen). Es können sowohl interne Adressen (@ihre-domain.de) als auch externe E-Mailadressen eingetragen werden. Sind Sie mit der erstellten Liste zufrieden klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Speichern".
Die nächste Sektion behandelt individuelle Filtereinstellungen zu Ihrer Mailbox. Hier können Sie die globalen Einstellungen zu Spamfilter, Blacklist und Whitelist Ihrer Domain für diese Mailbox individuell überschreiben. Standardmäßig werden immer die globalen Einstellungen verwendet. Entfernen Sie also ggf. den Haken neben "Globale Einstellungen verwenden" und setzen Sie bei Bedarf die jeweilige Einstellung auf einen individuellen Wert. Die Filtereinstellungen verhalten sich analog zu den globalen Einstellungen. Eine genauere Beschreibung dieser finden Sie im Abschnitt Mailfilter.
Im letzten Abschnitt können Sie "Erweiterte Einstellungen" zu Ihrer Mailbox treffen. Unter "Aktivieren/Deaktivieren" können Sie eine Mailbox an- bzw. abschalten. Für aktive Mailboxen können auch ein "Ablaufdatum" definieren. Nach erreichen diese Datums wird die Mailbox automatisch vom Mailsystem deaktiviert. Unter Quotas definieren Sie verschiedene Limits für Ihre Mailbox.
- Mailbox-Speicherlimit: definiert den maximal nutzbaren Festplattenspeicher der Mailbox. Wird dieses Limit überschritten, werden weitere E-Mails mit einem Hinweis an den Versender abgelehnt.
- Mailbox-Maillimit: legt die maximale Anzahl an in der Mailbox befindlichen E-Mails fest.
- Mail-Speicherlimit: beschreibt die maximal erlaubte Größe von E-Mails. Im Wartungsbereich können Sie das automatische Löschen von älteren E-Mails in Spamordner und Papierkorb für Ihre Mailbox einstellen. Geben Sie hier einfach den Zeitraum (in Tagen), wie lange eine E-Mail im Ordner gespeichert werden soll, an. Wünschen Sie keine automatische Löschung, schieben Sie den Regler ganz nach links auf die Position "nie".
Der Autoresponder (Automatische Antwort)
Der Autoresponder ist nützlich, um eine Nachricht an alle zu senden, die eine E-Mail an das jeweilige Konto schicken. Dies kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn man im Urlaub ist und dem Sender der E-Mail mitteilen möchte, dass man sich erst später um die E-Mail kümmern kann. Den aktuellen Status des Autoresponders (An/Aus) finden Sie für jede Mailbox in der Spalte "Autoresponder". Um die Einstellungen zu ändern, klicken Sie entweder auf diesen Status oder auf das "Pfeilsymbol" am Ender der Zeile.
Einstellungsmöglichkeiten
- Status: schaltet die Autoresponderfunktion an oder aus (Aktiv/Inaktiv).
- Automatisch deaktiveren zum: definiert ein Datum an welchem die Funktion automatisch vom Mailsystem deaktiviert wird (z.B. das Ende der Abwesenheit).
- Betreff: der automatisch erzeugten Antwort.
- Mailtext: der Nachrichteninhalt der erzeugten Antwort. Innerhalb diesem können Sie die angezeigten Platzhalter für Elemente (Betreff, Empfänger und Datum) aus der erhaltenen E-Mail verwenden. Dies erleichtert ggf. Ihrem Kommunikationspartner die Zuordnung Ihrer automatischen Antwort.
- Intervall: legt fest in welchem Abstand ein und derselbe Absender eine automatische Antwort erhalten soll. Dies verschont Ihren Kommunikationspartner vor einer Flut an Antworten, sollte Ihnen dieser mehrere E-Mails senden.
- Klicken Sie auf "Speichern" um die getroffenen Einstellungen anzuwenden.
Eine Mailbox löschen
Klicken Sie auf das "Mülleimersymbol", um eine bestimmte Mailbox dauerhaft zu entfernen.
Bitte beachten Sie: Dieser Befehl ist unumkehrbar und Sie werden alle E-Mails verlieren, die Sie noch nicht heruntergeladen haben.
Der Catchall-Account
Der Catchall E-Mail-Account ist eine E-Mail-Adresse, in die alle E-Mails geleitet werden, für die kein Mailaccount oder keine Weiterleitung existiert.
Wenn Sie diesen Account als Ihr Catchall-Konto definieren, werden alle E-Mails, an [irgendwas]@ihre-domain.de in diese Mailbox umgeleitet. Das bedeutet, dass beispielsweise E-Mails an info@ihre-domain.de zur Mailbox webmaster@ihre-domain.de zugestellt werden. Falls Sie keinen Catchall E-Mail-Account eingerichtet haben, wird eine ankommende E-Mail mit falscher E-Mail-Adresse mit einer Fehlermeldung an den Absender zurückgesendet.
Bedenken Sie bitte jedoch, dass Catchall-Postfächer auch sehr viele Spam-Mails auffangen, unter Umständen schnell anwachsen und dadurch einen entsprechenden Speicherverbrauch bewirken. Sie sollten daher die aufgelaufenen E-Mails regelmäßig löschen bzw. archivieren.
Um ein Catchall-Konto zu setzen klicken Sie in der Mailboxübersicht auf die Schaltfläche "Catchall verwalten", wählen Sie dort das gewünschte Konto aus und klicken Sie auf "Setzen" um die Einstellung zu aktivieren. Die Catchall-Funktion kann durch das Setzen der Option "-- Kein Catchall --" wieder deaktiviert werden.